Az időgazdálkodás fejleszthető
A 21. században az egyik leggyakrabban előforduló probléma a túlterhelődés, a tudatos időgazdálkodás hiánya. A sok teendő mellett úgy érezheti, hogy elcsúszik feladataival és ezáltal egyre feszültebbé válik, ráadásul így egyre kevésbé tudja olyan tevékenységekre szánni az idejét, amiket igazán élvez. Fontos, hogy tudatosan bánjon az idejével és priorizálja megfelelően feladatait, így növelve személyes hatékonyságát.
Szerencsére az idő menedzselése fejleszthető, így az ebből eredő stressz is redukálható!
Készítsen listát segítségképp!
- Írja fel a feladatokat fontossági sorrendben.
- Jelölje meg, hogy bizonyos feladatok elvégzésére mennyi időt szán.
- Kezdje azzal, amihez a legkevesebb kedve van és valószínűleg halogatná annak elvégzését. Ha teljesíti a listáról azt, amit a legnehezebbnek tart, az feltölti a további feladatok elvégzéséhez.
- Bontsa szét a feladatokat apróbb egységekre: a részfeladatok segítik a koncentrációban.
- Ne ütemezzen be olyan eseményeket, tevékenységeket, amikben biztos, hogy elvégzi, mivel ezen feladatok ellátásához nincs szükség extra motivációra.
- Ne vállalja túl magát: a túl hosszú lista demotiváló lehet. Legyen reális a feladatok rendszerezését illetően!
- Fedezze fel, hogy a nap mely szakaszában a leghatékonyabb, hogy további időt spórolhasson meg. Lehet bagoly vagy épp pacsirta és az ebéd utáni időszakkal is problémája adódhat: figyelje meg, mely feladatokat mikor a legkellemesebb és legeffektívebb végeznie.
- Munka közben kapcsolja ki a telefonján az értesítéseket, ezzel sok időt takaríthat meg.
- Iktasson be tervezett pihenőket, amit igény szerint bármilyen kellemes tevékenységgel eltölthet. Ezeket szintén feltüntetheti a listában.
Íme néhány gyakorlati módszer az időgazdálkodási készség javításához!
Fogalmazza meg a pontos célját! Térképezze fel, mi kell ennek eléréséhez és az így előkerülő feladatokat bontsa alfázisokra, akárcsak magát a célt is: minden alfázisban legyen egy elérendő cél, mely sikerélményt és így löketet ad a továbbiakhoz.
Ha az adott célt lebontotta kisebb részekre, fókuszáljon azok elérésére, lépésről- lépésre!
Biztos, senkinek sem ismeretlen a halogatás. Gyakran az vezet ide, hogy úgy érezzük, az adott feladatot nem lennénk képesek elvégezni, vagy ellenkezőleg: az túl unalmasnak tűnik, nem kelti föl érdeklődésünket, nem szeretnénk energiát fektetni bele. Lehet, hogy belekezdünk a feladat megtervezésébe, azonban itt megragadunk: további, látható lépéseket nem teszünk elvégzése érdekében, a tervezéssel mégis úgy érezhetjük, előrébb jutottunk és ezzel megelégszünk.
Ezen nehézségek kiküszöbölése érdekében tervezzük be az adott feladatokat tudatosan napirendünkbe és amikor oda jutunk, kezdjünk bele azonnal, vegyük komolyan saját magunkat, az általunk kidolgozott tervet.
Gondolja át, mennyire befolyásolja a társas és tárgyi környezete kitűzött céljainak elérését! Mennyire felel az meg a nyugodt munkavégzéshez?
Manapság a multitasking jelensége egyre elterjedtebb. Párhuzamosan próbálunk elvégezni két vagy több feladatot, időspórolás céljából. A hatékonyság azonban pont abban rejlik, hogy egy tevékenységre összpontosítunk. A multitasking során ahelyett, hogy egy- egy feladatra és célra koncentrálnánk, figyelmünket váltogatjuk azok közöttük, megakadályozva így, hogy elmerüljünk bennük és elérhessük előre kitűzött célunkat.
Ha úgy érezzük, túl sok a tennivalónk, időnk azonban szűkén van, próbáljuk csökkenteni a felesleges félbeszakításokat! Ilyen esetekben alapvetően feszültebbek lehetünk, így a helyzetből való kilépés, a figyelem terelődése csak tovább ronthat a helyzeten, gátolva ezzel a produktív munkavégzést.
A feladatok elvégzése érdekében ugyanakkor elengedhetetlen, hogy tudatosan iktassunk be szüneteket: agyunknak, testünknek szüksége van a pihenésre, feltöltődésre, hogy aztán jobban funkcionálhasson. Tartson óránként 5-10 perces szünetet, mely idő alatt felfrissül. Válasszon olyan tevékenységet, ami pihenteti! Figyeljen arra is, hogy a túl sok szünet beiktatása a hatékonyság rovására mehet.
A megfelelő munkakörülmények alakításához kapcsolja be okostelefonján a “Ne zavarj funkciót”, hogy az kevésbé vonja el figyelmét a munkavégzésről.
Számos kezdeményezés született már az internet vagy az okostelefonok redukálására (No Internet Week Challenge, 30 Days without internet, Online STOP, stb.). Iktasson be napi/heti internet vagy kütyümentes időszakot!
Céljaink elérésében nem csak a tárgyi környezet fontos. Inspiráló, segítő társaktól praktikus segítséget kaphatunk, amely a halogatást is megakadályozhatja. Keressen olyan csoportokat, fórumokat, akiknek tagjai hasonló célokkal rendelkeznek, munkahelyén keresse kollégái társaságát, adott esetben kérje segítségüket!
Mesélje el családtagjainak, barátainak, ismerőseinek terveit, gondolatait, mivel ezek megosztása által jobban elköteleződünk. Az által, hogy újra és újra megfogalmazzuk, mit szeretnénk elérni, könnyebben rajzolódhatnak körül annak lépései, így minden bizonnyal hamarabb fogunk bele a kitűzött teendő elvégzésébe. Ezen beszélgetések által új perspektívát is nyerhetünk, más oldalról is megközelíthetjük azt, ami esetleg nehézséget okozna, halogatásra késztetne.
Amennyiben környezetünkből a várt pozitív reakciók helyett kritikát kapunk, ambivalenssé válhatunk céljainkat illetően. Fontos, hogy ezen észrevételeket is fordítsuk előnyünkre: lássuk meg bennük, milyen fejlődésre késztetnek minket.
Sokat lendíthetünk saját motivációnkon azzal, ha megjutalmazzuk önmagunkat, mikor időn belül teljesítünk egy feladatot. A jutalmazásnak lehet tárgyi, érzelmi, eseménybeli: bármi, ami továbblendít bennünket. Az ilyen pozitív érzelmek átélése segít abban, hogy a jövőbeni kihívásokra bizakodóan tudjunk tekinteni.
Ne csak a nagyobb feladatok után, hanem apróbb részfeladatok elvégzése után is jutalmazza magát. Elkerülheti így a további halogatást, csökkentheti feszültségeit, növelheti viszont motivációját és javíthat hangulatán is.
Amennyiben a kis célok teljesítésekor nehéz pozitív érzéseket átélnie és megjutalmaznia magát, akkor érdemes elgondolkozni arról, miért is nem sikerül ez, alkalomadtán akár szakmai segítséget kérni akár Pszichológiai Ambulanciánkon dolgozó pszichológusoktól, mivel ez a kiégés vagy egyéb hangulati nehézség jele is lehet!
Fontos, hogy tudatában legyen annak, hogy mire használja idejét. Életünk nagy részét automatikus módon végezzük: ugyan azokat a mintákat ismételjük gondolkozásunkban, viselkedésünkben. Próbáljunk jobban “jelen lenni” saját tevékenységeinkben: figyeljünk arra, mi segít és mi gátol minket, mitől lesz könnyebb egy- egy feladat és mi nehezíti azt. Ha lista alapján végzi feladatait, jelölheti, mikor érezte magát hatékonyabbnak és milyen tevékenységeket érzett fontosnak, hasznosnak napjában, hogy aztán újragondolhassa azokat és a jövőben ennek mentén tervezhessen.
